Eens per kwartaal naar de boekhouder
Eens per kwartaal ga ik naar de boekhouder. Al jaren een vast ritueel. Rond kwart over negen vertrek ik naar zijn kantoor. Het is ongeveer tien minuten lopen. Amsterdam is dan al ontwaakt.
Het ontwaken van dan de stad begint al rond zes uur. Wanneer ik dan de hond uit laat, zie ik uit de IJ-tunnel een langzaam sterker wordende stroom voertuigen stad de inrijden. Stadsbussen, streekbussen, busjes van kleine bedrijfjes, personenauto´s. Eerst mondjesmaat, maar wanneer je tien minuten later vanuit de verte nog eens omkijkt, is het al een stuk drukker. Rond zeven uur kom ik weer in het oude centrum, waar het ontwaken ook is begonnen. De bevoorrading komt op gang. Bewoners zijn onderweg naar Centraal Station om hun werk buiten de stad te doen. De schoonmaak van de straten, maar ook van café´s, restaurants en winkels begint.
Vanaf Amsterdam Centraal station richting Dam loopt een steeds grotere groep mensen de stad in. Iedere vijf minuten neemt de golf personen in omvang toe. Mijn vader zou zeggen: “een generaal zou er jaloers op worden hoe snel deze mensen afgemarcheerd worden”, maar dat is het echt. Geen seconde te verliezen.
Wanneer ik naar de boekhouder loop, is het weer kalm op straat. De kruitdampen zijn opgetrokken. Werkzaamheden gaan door, maar de grote stroom mensen is er niet meer. Een heerlijk moment. In het pand van de boekhouder is het werkleven nog maar net op gang gekomen. Een serene rust overvalt me. Een stilte, alsof het altijd zo is geweest.
Na het inschenken van de koffie nemen we altijd eerst de afgelopen maand door. Bijzondere gevallen, nieuwe klanten. Het is alsof je bij de bovenmeester verschijnt om je rapport te bespreken. “Zo, wat heb je gepresteerd..?”. Het voordeel van het maandelijkse ritueel is dat het je scherp houdt. Het gaat meestal maar om een paar punten, maar die kan je wel nauwkeurig bespreken. Over een bepaalde kostenpost. Dat hij daar rekening moet houden.
Papieren administratie
Daarna draag ik mijn papieren administratie over. We maken er altijd een “plechtig” moment van, meer als grap. Die maand is dan voor mij afgesloten. Ook heeft hij online inzicht in mijn elektronische boekhouding. Een enkele keer heeft hij na afloop een vraag, maar dan gaat het over kleine dingetjes. Een paar uur later krijg ik een overzicht van de openstaande facturen. Ja, ook een incassobureau wordt wel eens te laat betaald. Maar dat duurt niet lang.
Na de overdracht van de administratie wijst de boekhouder op een stapeltje bankafschriften. Niet iedereen levert kennelijk de stukken geordend in een ordner aan. Volgens hem is door dat stapeltje nog wel heen te komen, omdat alles op volgorde ligt. Nog erger is het met een andere stapel dat meer overeenkomt met een schoendoos, waar alle bonnen en bankafschriften in gedumpt zijn. Zo van: "boekhouder, zoek het maar uit en maak er iets van".
Onbegrijpelijk dat je zo wilt ondernemen. Op het kinderachtige af. Administratie is misschien niet het leukste onderdeel, maar ik vergelijk het maar met tanden poetsen: het is wel noodzakelijk. En wanneer je het niet zorgvuldig bijhoudt, komt er een moment waarop je spijt hebt dat je er niet eerder iets aan hebt gedaan.
En, hoe kan je van je klanten verwachten dat ze tijdig betalen, stipt hun verplichtingen nakomen, wanneer je zelf een loopje neemt met je administratie?